De voorbereidingen voor de leveringsakte

 

De gebruikelijke werkzaamheden van de notaris
Voordat u uiteindelijk de akte van levering en hypotheek tekent, zijn er achter de schermen een heleboel werkzaamheden verricht. Een aantal van deze werkzaamheden worden hierna kort uiteen gezet. 
Deze werkzaamheden hebben betrekking op de woning, de financiering van de woning, de persoonlijke situatie van de verkoper en koper en de beschikkingsbevoegdheid van de verkoper en koper. 
Hieronder volgen de belangrijkste werkzaamheden: 

Wie is eigenaar? 
De notaris onderzoekt of de verkoper daadwerkelijk eigenaar is van de woning. 
Dit onderzoek gebeurt grofweg op twee manieren: 

Checks ten aanzien van personen 
Vragenformulieren 
Om een zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de persoonlijke situatie van de verkoper en koper werkt ons kantoor met vragenlijsten, waarop een aantal voor ons essentiële vragen zijn vermeld. Het goed en juist beantwoorden van deze vragen en daarnaast het tijdig insturen van deze vragenlijsten maakt dat wij uw dossier de juiste aandacht kunnen geven. Mochten er naar aanleiding van de toegezonden vragenformulieren vragen bij u ontstaan, dan kunt u met ons contact opnemen. Sommige vragen lijken voor een buitenstaander soms niet ter zake te doen. Voor ons kantoor als professional kunnen de vragen toch belangrijk zijn, om het aan- en verkoopproces zo goed mogelijk te stroomlijnen en te begeleiden. Vanzelfsprekend is over de door u verstrekte gegevens volledige privacy gewaarborgd. 
 

Basis Registratie Personen
Om de situatie van alle bij de transactie betrokken partijen zo goed mogelijk in beeld te brengen, vindt er een check plaats van de persoonsgegevens van de verkoper en koper aan de hand van de gegevens zoals bij de gemeente bekend, de zogenaamde Basis Registratie Personen (BRP). Aan de hand van deze gegevens kan ons kantoor controleren of een verkoper al eerder gehuwd is geweest, of een huwelijk nog bestaat of is geëindigd door overlijden of echtscheiding. 
 

Identificatie 
De notaris controleert de persoonsgegevens van de verkoper en koper aan de hand van geldige identiteitsbewijzen, te weten een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart. 
Zonder een persoonlijke controle op kantoor, kunnen wij niet tot het tekenen van de akte overgaan. Voor een uitgebreide omschrijving van de identificatie wordt verwezen naar de pagina Wetgeving. 
Zonder deze check mogen wij onze diensten niet verlenen. 
Bij deze check controleert de notaris ook of het identiteitsbewijs wat de verkoper/koper toont, niet als vermist staat geregistreerd. 

Faillissement 
Van zowel de verkoper als de koper wordt een check gedaan in het faillissementsregister. Volgens de Nederlandse wetgeving is een persoon die failliet is verklaard beschikkingsonbevoegd. Concreet betekent dit dat een failliet verklaarde verkoper niet rechtsgeldig onroerend goed kan verkopen en leveren. Hij wordt vertegenwoordigt door zijn wettelijk vertegenwoordiger, te weten de curator. Omgekeerd kan een failliet verklaarde koper niet aankopen en aanvaarden en hypotheek vestigen. 

Toestemming echtgenoot 
Ons kantoor controleert of bij een verkopende echtgenoot of toestemming van de echtgenoot vereist is. De wet schrijft voor dat bij verkoop van de echtelijke woning toestemming van de beide echtgenoten vereist is om tot een geldige koop te kunnen komen. Vaak wordt gedacht dat dit alleen speelt als echtgenoten in algehele gemeenschap van goederen gehuwd zijn. Dit berust op een misverstand. De toestemming van beide echtgenoten is niet gekoppeld aan het al dan niet in algehele gemeenschap van goederen gehuwd zijn. De toestemming is gekoppeld aan het zijn van echtelijke woning. Toestemming is dus niet vereist bij verkoop van een bedrijfspand van een van de echtgenoten. 
Een verkoop van de echtelijke woning zonder de vereiste toestemming kan door de echtgenoot die toestemming had moeten geven worden vernietigd. 
Dat wat geldt voor de gehuwde echtgenoot geldt ook voor de geregistreerde partner. Ook bij een geregistreerd partnerschap, ongeacht of dit met of zonder partnerschapsvoorwaarden is aangegaan, is bij verkoop van de echtelijke woning, toestemming van de beide partners vereist. 
Geen toestemming is echter vereist bij ongehuwd samenwonenden, waarbij slechts een van de partners eigenaar is van de gemeenschappelijke woning, terwijl de andere partner ook in deze woning woont. 
Hieronder volgen nog een aantal zaken, die een rol kunnen spelen in het onderzoeksproces betreffende persoonlijke controles van verkoper en koper. 

Echtscheiding verkoper 
Mocht er bij de verkoper een echtscheiding gespeeld hebben, en mocht de verkoper in algehele gemeenschap van goederen gehuwd zijn geweest, dan is essentieel dat de woning na die echtscheiding verdeeld en geleverd is aan de echtgenoot-verkoper. Is dit niet het geval dan kan de verkoper niet alleen de woning verkopen omdat de ex-echtgenoot nog mede eigenaar is. 
Dit kan anders zijn, indien de echtgenoot-verkoper huwelijkse voorwaarden had gemaakt. Indien het huwelijk dan eindigt door echtscheiding is belangrijk wat in de huwelijkse voorwaarden is bepaald. 

Echtscheiding koper 
Een gehuwde koper die betrokken is in een echtscheidingssituatie en die een woning aankoopt terwijl het huwelijk nog niet formeel is ontbonden, loopt mogelijk tegen twee problemen aan. 
Omdat het huwelijk nog niet is ontbonden door echtscheiding valt de gekochte woning, bij een huwelijk in algehele gemeenschap van goederen, in de huwelijksgemeenschap. Na echtscheiding zal daarom de woning nog aan deze koper moeten worden toebedeeld en geleverd. Dit leidt tot dubbele kosten. 
Een schuld aangegaan in het kader van de financiering van de woning valt eveneens nog in de algehele gemeenschap van goederen. Na echtscheiding is de ex-echtgenoot van de woning nog mede aansprakelijk voor de hypothecaire schuld. Medewerking van de bank is vereist om dit ongedaan te maken. 

Overlijden en erven 
Sommige woningen worden verkocht vanuit een erfenis. 
De rol van ons kantoor bestaat dan mede daarin dat de vererving in kaart moet worden gebracht. Dit kan, indien er veel erfgenamen zijn tijdrovend zijn. In beginsel zijn alleen de erfgenamen bevoegd tot verkoop en levering. Het is daarom zaak een verkoop waarbij een vererving een rol speelt, tijdig in overleg te treden met ons kantoor. 
Indien in verband met het overlijden of echtscheiding te laat met ons kantoor contact wordt opgenomen, kan dit tot de nodige vertraging leiden, met alle gevolgen van dien, waaronder schadeplichtigheid. 

Minderjarigen 
Indien zich onder de verkopende eigenaren van de woning minderjarigen bevinden, zal voorafgaande toestemming van de kantonrechter vereist zijn, naast medewerking van de wettelijk vertegenwoordigers van de betreffende minderjarige. De notaris zal met het kantongerecht in overleg treden om de vereiste toestemming en goedkeuring te verkrijgen voor de bewuste verkoop en levering. De kantonrechter onderzoekt of de belangen van de betreffende minderjarigen bij de verkoop voldoende zijn gewaarborgd. U kunt daarbij denken aan de verkoopprijs en de eventuele aanvullende afspraken tussen verkoper en koper. De kantonrechter zal er eveneens op toezien dat de verkoopopbrengst, voor zover deze toekomt aan de minderjarige verkoper, op een geblokkeerde bankrekening ten name van de minderjarige wordt gestort. 

Meerderjarigenbewind 
Het is ook mogelijk dat de goederen van de verkopende eigenaar onder bewind zijn gesteld door de kantonrechter. Dan is net als bij minderjarigen voorafgaande medewerking van de kantonrechter vereist. De kantonrechter zal ook hier in het kader van de bescherming van de onder bewind gestelde, onderzoeken of de belangen van de betreffende verkoper voldoende zijn gewaarborgd. 

Controle bij het kadaster 
In het kader van het onderzoek naar de eigendomssituatie van het betreffende verkochte object, vindt er ook een onderzoek plaats bij het kadaster. Er wordt gecontroleerd of de eigenaar ook daadwerkelijk eigenaar is. Dit gebeurt door te controleren of de bewuste woning ook daadwerkelijk op naam staat van de eigenaar/verkoper. De akte waarbij destijds de eigenaar/verkoper het huis geleverd kreeg is daarbij een essentieel onderdeel. 
De controle bij het kadaster alleen is echter niet voldoende. Het is mogelijk dat een verkoper wel eigenaar is, maar niet als zodanig bij het kadaster geregistreerd staat. Voorbeeld: de verkopende erfgenaam, deze staat mogelijk niet bij het kadaster geregistreerd, maar is wel via vererving eigenaar geworden van de woning. 
Omgekeerd is het ook mogelijk dat iemand wel als eigenaar geregistreerd staat, maar niet kan verkopen en leveren. Voorbeeld: de echtgenoot/verkoper kan bij het kadaster als eigenaar geregistreerd staan, maar kan toch niet alleen verkopen, omdat de woning nog deel uitmaakt van de nog te verdelen algehele gemeenschap van goederen, waarin hij gehuwd is geweest met zijn ex-echtgenoot. Het onderzoek bij het kadaster geeft dus geen volledig uitsluitsel. 

Eerste recherche, her-recherche en na-recherche 
Om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van het te verkopen object en om dit zo goed mogelijk te volgen, vindt de controle bij het kadaster in ieder geval drie keer plaats. 
In vaktaal heten deze checks de eerste recherche, de her-recherche en de na-recherche. 
De eerste keer vindt het onderzoek via het kadaster plaats bij binnenkomst van de koopovereenkomst in het kader van de voor te bereiden werkzaamheden. Dit heet de zogenaamde eerste recherche. Daarbij wordt zowel de eigendomssituatie als de hypothecaire situatie van het pand in beeld gebracht. 
De tweede keer vindt het bewuste onderzoek plaats op de dag van het tekenen van de akte, kort voordat de akte daadwerkelijk getekend wordt door alle betrokken partijen. Dit heet de her-recherche 
De derde en laatste check vindt plaats daags na het tekenen van de akte voordat de gelden worden uitgeboekt. In het hoofdstuk Geldstromen via de Notaris wordt nog uitgebreid ingegaan over het uitboeken van de diverse gelden. Dit heet de na-recherche. 
Bij deze drie checks controleert de notaris steeds de eigendomssituatie. Ook de situatie ten aanzien van de bestaande hypotheken op de woning en of er onverhoopt beslag is gelegd op de woning wordt onder de loep genomen. Essentieel onderdeel van het gehele aan- en verkoopproces is namelijk, dat de woning vrij van hypotheken en vrij van beslagen wordt geleverd aan de nieuwe eigenaar. 

Controles ten aanzien van de woning 
Ons kantoor onderzoekt of er ten aanzien van de woning nog verdere bijzonderheden spelen, die voor de koper van belang kunnen zijn. Te denken valt daarbij ondermeer aan Algemene Voorwaarden van de gemeente, erfdienstbaarheden of kettingbedingen. Tevens onderzoekt ons kantoor aan de hand van de kadastrale gegevens of er nog andere bijzonderheden een rol spelen, bijvoorbeeld of het verkochte een rijksmonument is. 
Hieronder volgt een korte uitleg. Voor meer informatie wordt verwezen naar het hoofdstuk Begrippen. 

Algemene voorwaarden 
Bij de verkoop van een woning spelen vaak algemene voorwaarden van de gemeente een rol. Deze algemene voorwaarden heeft de gemeente van toepassing verklaard bij de levering van de bouwpercelen in het kader van het bouwen van de betreffende woningen. 
De algemene voorwaarden hebben als doel het woongenot voor iedere bewoner zeker te stellen. 
Zo bevatten deze voorwaarden vaak bepalingen over het binnen een bepaalde periode gereed komen van de bouw, het plaatsen en houden van erfafscheidingen om de privacy voor een ieder te garanderen, een verbod op het bedrijfsmatig gebruik van de woning in het kader van overlast, een verbod op lichtreclame aan de gevel, en een gedoogplicht ten aanzien van kabels en leidingen voor openbare nutsvoorzieningen en centrale antennesysteem. De bepalingen over kabels en leidingen worden ook vaak vastgelegd in de vorm van erfdienstbaarheden. Voor een uitgebreide beschrijving van het begrip Algemene Voorwaarden wordt verwezen naar de begrippenlijst. 

Erfdienstbaarheden 
Bij levering van onroerend goed onderzoekt ons kantoor de bestaande erfdienstbaarheden, kort gezegd, leefregels tussen de percelen onderling, zoals opgenomen in de eigendomsakte van de verkoper. Indien gewenst kan een uitgebreider onderzoek naar erfdienstbaarheden worden verricht. Erfdienstbaarheden zijn verbonden aan het betreffende perceel en blijven bestaan, ongeacht de eigendomssituatie. Bekende erfdienstbaarheden worden in de akte van levering opgenomen. Erfdienstbaarheden zijn bij het kadaster bekend. 
Bij het kadaster kan een zogenaamd erfdienstbaarhedenonderzoek worden uitgevoerd. Dan blijkt welke erfdienstbaarheden op het verkochte perceel rusten, ook indien dit niet uit de eigendomsakte mocht blijken. 
Het feit dat er in een akte van levering geen erfdienstbaarheden vermeld staan, is nog geen garantie dat deze er ook daadwerkelijk niet zijn. 

Kettingbeding 
Voor een uitgebreide uitleg van het begrip verwijs ik naar het hoofdstuk begrippen. Het kettingbeding heeft vaak betrekking op een gedoogsituatie of een situatie iets niet te doen voor de betreffende koper. Bijvoorbeeld: de verkoper kan als eis opleggen dat er in het bewuste pand geen kapsalon, schoenenwinkel of ander bedrijf mag worden gevestigd. De koper is hieraan gebonden. Bovendien is de koper verplicht om bij doorverkoop, de nieuwe koper ook aan deze afspraak te binden. Daardoor ontstaat een verplichting die de eigenaar van het betreffende pand volgt, met andere woorden de bewuste ketting. Wordt de schakel toch doorbroken, dan is dit vaak dichtgetimmerd met een boete. 
Vaak zijn algemene voorwaarden en kettingbeding met elkaar verbonden. 
Indien partijen besluiten om zelf een koopovereenkomst op te stellen zonder tussenkomst van een makelaar of notaris, is het gevaar aanwezig dat kettingbedingen, algemene voorwaarden en erfdienstbaarheden over het hoofd worden gezien, met alle gevolgen van dien. 
Indien de koper kan aantonen, dat hij niet aan een dergelijk beding gebonden is, omdat er in de voorfase (het sluiten van de koopovereenkomst) niet over gesproken is, zou dit kunnen leiden tot schadeplichtigheid van de zijde van de verkoper. 

Antispeculatiebeding 
Voor een uitgebreide uitleg van het begrip verwijs ik naar het hoofdstuk begrippen. 
Een antispeculatiebeding komt vaak voor bij nieuwbouw. De oorspronkelijke eigenaar (vaak de gemeente of een aannemer) wil voorkomen dat er met de woning wordt gespeculeerd. Met andere woorden: dat de woning kort na aankoop met flinke winst wordt doorverkocht. Een antispeculatiebeding probeert dit te voorkomen. Het zal duidelijk zijn dat algemene verkoopvoorwaarden, kettingbedingen en erfdienstbaarheden en andere beperkingen in de leveringsakte worden opgenomen. 

Andere beperkingen 
Een paar voorbeelden: 
Openbare nutsbedrijven hebben hun eigen juridische constructies om te bereiken dat eigenaren verplicht zijn de leidingen, kabels, hoogspanningsmasten en dergelijke te handhaven. Dit wordt vaak geregeld via een zogenaamd opstalrecht of een recht in de zin van de Belemmeringenwet Privaatrecht. Voor de uitleg van deze begrippen wordt verwezen naar de begrippenlijst. 
Ook het zijn van monument in de zin van de Monumentenwet is zo'n beperking, of het van toepassing zijn van de Wet voorkeursrecht gemeenten. U kunt hierbij ook denken aan zogenaamde erfpachtsvoorwaarden. 

Vrij van hypotheken en beslagen 
Gebruikelijk is dat de woning wordt geleverd vrij van hypotheken en beslagen. Dit wordt ook in de koopakte en ook in de leveringsakte vermeld. 
Dit is de belangrijkste reden waarom wij bij het Kadaster nog kort voor het tekenen van de akte van levering de situatie van de woning controleren, dit is de zogenaamde her-recherche. Ook kort na het tekenen van de akte van levering controleert ons kantoor of de situatie ten aanzien van beslagen en hypotheken zoals bij ons bekend, nog hetzelfde is. Dit is de zogenaamde na-recherche. Pas daarna vindt uitboeking van de gelden plaats. 
De bestaande hypotheek van de verkoper, die op de woning rust, is bij het kadaster bekend. 
Gebruikelijk is dat deze bestaande hypotheek bij het tekenen van de akte van levering wordt afgelost uit de verkoopopbrengst die wij onder ons houden op de derdengeldrekening. Ons kantoor ontvangt van de koper de koopsom. Deze koopsom wordt allereerst gebruikt om de bestaande hypothecaire schulden die op het betreffende pand rusten af te lossen. Om daarin inzicht te verkrijgen, vragen wij bij de betreffende bank, waar de verkoper zijn financiering heeft ondergebracht, gegevens op over de restantschuld van de verkoper. 
Datgene wat de verkoper ontvangt, bestaat dan ook uit het saldo van de koopsom en zijn geldlening. De bestaande hypotheek wordt afgelost uit de koopsom, waarna de bank akkoord kan geven dat de hypotheek van de verkoper wordt doorgehaald bij het kadaster. 
Dit systeem, in combinatie met de her-recherche en na-recherche bij het kadaster vormen een waterdichte garantie dat de woning vrij van hypotheken wordt geleverd. Het vormt de kern van de taak van de notaris. Als de verkoopopbrengst ontoereikend is voor het aflossen van de hypotheek, zal ons kantoor er voor zorgen dat de verkoper het tekort bijstort, zodat de bank akkoord kan geven. 

De waarborgsom of bankgarantie 
In het kader van de verkoop wordt vaak overeengekomen dat er ter nakoming van de verplichtingen een waarborgsom wordt gestort of een bankgarantie wordt afgegeven. Voor een uitgebreide uitleg van deze begrippen wordt verwezen naar de begrippenlijst. 
Wij controleren of deze waarborgsom ook daadwerkelijk binnen de overeengekomen termijn is gestort, of dat de bankgarantie binnen de overeengekomen termijn is afgegeven. Indien de termijn dreigt te verlopen, ontvangt u daarvan tijdig bericht. Over een gestorte waarborgsom wordt rente vergoed. 

Concept leveringsakte 
Nadat alle vereiste controles zijn uitgevoerd, wordt de conceptleveringsakte opgemaakt en aan alle betrokkenen toegezonden, te weten koper en verkoper, hun financiële adviseurs en makelaars. 

Facturen 
Tevens worden de bij de transactie behorende facturen verzonden aan de betrokkenen. Vanzelfsprekend dienen dan wel alle gegevens compleet te zijn. Helaas is het soms pas in een vrij laat stadium mogelijk de bijbehorende facturen toe te zenden, vanwege ontbrekende gegevens. Een voorbeeld: de gegevens van de bank in het kader van aflossing van hypotheken bij de verkoper of gegevens met betrekking tot inhoudingen op de verstrekte hypothecaire lening van de hypotheekverstrekker bij de koper zijn nog niet bekend. 

Factuur verkoper 
De factuur van de verkoper bevat naast de koopsom, de notaris en kadasterkosten voor het doorhalen van de hypotheek, en de makelaarskosten, dit alles vanzelfsprekend voor zover van toepassing. Ook de verrekening van de zakelijke lasten (te weten de eigenaarslasten, waaronder onroerende zaak belasting en waterschapslasten) vindt u terug op de factuur. 
De notaris zorgt dat de onderliggende geldstromen na het tekenen van de akte goed verlopen. 
Ook wordt op de factuur vermeld de gelden die naar een bank dienen te worden overgemaakt, voordat de bank goedkeuring geeft voor het doorhalen van de hypotheek. Bij dit laatste bedrag dient rekening te worden gehouden met enkele dagen dagrente. Uitboeking van de gelden mag pas plaats vinden nadat de stukken bij het kadaster zijn verwerkt. 

Factuur koper 
De factuur bevat de koopsom, maar daarnaast als "kosten koper" wordt aangekocht, ook de overdrachtsbelasting en de notaris- en kadasterkosten. Ook het bedrag dat de bank als geldlening verstrekt, wordt vermeld op de aankoopfactuur, met de inhoudingen van de bank. Als de bank als voorwaarde stelt dat er doorlopende kredieten moeten worden ingelost, worden deze bedragen op de factuur vermeld. 
De notaris zorgt er voor dat het bedrag uit de geldlening op tijd beschikbaar is. Als er uiteindelijk nog een bedrag moet worden bijbetaald, dient u daar zelf zorg voor te dragen. Belangrijk om te weten is dat dit bedrag voor het tekenen van de akte op de derdengeldrekening van de notaris moet staan.